Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, doanh nghiệp cần phải lưu lại những giấy tờ, tài liệu gì trong hồ sơ nội bộ để vừa đảm bảo hoạt động kinh doanh, vừa tuân thủ đúng các quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây, Luật Diên Hồng xin được cung cấp cho Quý khách quy định của pháp luật hiện hành về vấn đề trên. Doanh nghiệp cần nắm được để có thêm những kiến thức pháp lý nhất định, tránh được các rủi ro trong quá trình hoạt động.
Doanh nghiệp bắt buộc phải có một số loại văn bản theo quy định của pháp luật. Theo quy định của Luật doanh nghiệp năm 2014 thì doanh nghiệp phải có các văn bản như:
– Bộ hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp);
– Điều lệ Công ty;
– Thông báo chào bán cổ phần cho các cổ đông hiện hữu;
– Bộ hồ sơ các cuộc họp Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị;
– Văn bản ủy quyền (của người đại diện theo pháp luật hoặc Chủ tịch Công ty) vắng mặt tại Việt Nam trên 30 ngày, của chủ tịch Hội đồng thành viên cho một thành viên thực hiện các quyền, nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng thành viên, văn bản ủy quyền cho người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông là tổ chức…)…
– Giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty;
– Sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông;
– Quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán trưởng của doanh nghiệp;
-………………………………………………………………………………………………..
Pháp luật chuyên ngành cũng quy định một số văn bản bắt buộc phải có trong Công ty. Ví dụ, tổ chức tín dụng phải xây dựng quy chế tài chính trình Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên phê duyệt để làm căn cứ thực hiện, hay Hội đồng quản trị công ty đại chúng có trách nhiệm xây dựng và ban hành quy chế nội bộ về quản trị công ty và trình Đại hội đồng cổ đông thông qua.
Theo quy định của Bộ luật lao động năm 2012 ( sửa đổi, bổ sung theo Bộ luật tố tụng dân sự năm 2015) thì doanh nghiệp phải có: Hợp đồng lao động, nội quy lao động, quy chế dân chủ, thỏa ước lao động tập thể, bộ hồ sơ kỷ luật lao động,… Pháp luật lao động còn yêu cầu doanh nghiệp công khai các nội quy, quy chế, quy định của doanh nghiệp, bao gồm: Nội quy lao động; quy chế tuyển dụng, sử dụng lao động; định mức lao động; thang, bảng lương, quy chế nâng bậc lương, quy chế trả lương, trả thưởng; trang bị bảo hộ lao động, quy trình vận hành máy, thiết bị, an toàn lao động, vệ sinh lao động, bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy nổ; bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ; thi đua, khen thưởng, kỉ luật.
Theo quy định của Luật kế toán năm 2015, Bộ luật dân sự năm 2015 thì doanh nghiệp phải có báo cáo tài chính, sổ sách, chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật; một số loại hợp đồng kinh doanh, thương mại và dân sự phải bằng văn bản.
Ngoài ra, có một số quy định tưởng chừng như không liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp, nhưng vẫn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý bằng văn bản. Chẳng hạn như, Luật an toàn thông tin mạng năm 2015 còn quy định, doanh nghiệp sở hữu thông tin có trách nhiệm phân loại thông tin theo thuộc tính bí mật để có biện pháp bảo vệ phù hợp. Doanh nghiệp sử dụng thông tin đã phân loại và chưa phân loại trong hoạt động thuộc lĩnh vực của mình phải có trách nhiệm xây dựng quy định, thủ tục để xử lý thông tin; xác định nội dung và phương pháp ghi truy nhập được phép vào thông tin đã được phân loại.
Xét về nguyên tắc thì tất cả các nội dung trong các văn bản nội bộ đều có thể đưa hết vào Điều lệ công ty, nhưng làm như vậy thì sẽ rất khó khăn trong việc thay thế, sửa đổi, bổ sung. Điều quan trọng nhất là tất cả các văn bản nội bộ của công ty đều không được trái với pháp luật và Điều lệ công ty. Trường hợp ngoại lệ có thể chấp nhận nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông trái với Điều lệ Công ty được áp dụng trong nội bộ công ty, nếu được thông qua với tỷ lệ tối thiểu bằng với tỉ lệ thông qua Điều lệ. Tuy nhiên, điều này không có giá trị ràng buộc với bên ngoài công ty.
Doanh nghiệp cần lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.
Trên đây là nội dung tư vấn của Luật Diên Hồng về nội dung các văn bản phải có trong doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Doanh nghiệp cần lưu giữ các văn bản trên để tránh trường hợp bị xử phạt hành chính tronh lĩnh vực kế hoạch và đầu tư. Nếu Quý khách có bất kì thắc mắc nào cần tư vấn, hỗ trợ liên quan đến vấn đề này, Quý khách hãy liên hệ cho chúng tôi để được hỗ trợ nhanh và kịp thời nhất.
Địa chỉ: Số 40/94 Ngọc Khánh, P Giảng Võ, Q Ba Đình, TP Hà Nội
Điện thoại: 0374.249.194 Email: tuvanluatdienhong@gmail.com
LUẬT DIÊN HỒNG- ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP
Chúng tôi luôn đặt lợi ích khách hàng và chất lượng dịch vụ lên hàng đầu.
